إدارة الوقت
إدارة الوقت هي عملية التخطيط والتحكم في مقدار الوقت الذي تقضيه في أنشطة محددة.
لذلك تمكن إدارة الوقت الجيد الفرد من إكمال المزيد في فترة زمنية أقصر حيث انها تقلل من التوتر ، وتؤدي إلى النجاح الوظيفي .
فوائد إدارة الوقت
القدرة على إدارة وقتك بشكل فعال أمر مهم حيث انها تؤدي الإدارة الجيدة للوقت إلى تحسين الكفاءة والإنتاجية ومن ثم تقليل التوتر وزيادة النجاح في الحياة.
فيما يلي بعض فوائد إدارة الوقت بفعالية:
1. تخفيف التوتر
عمل جدول مهام واتباعه يقلل من القلق فعندما تقوم بإلغاء تحديد العناصر الموجودة في قائمة “المهام” الخاصة بك ، يمكنك أن ترى أنك تحرز تقدمًا ملموسًا فسوف يساعدك هذا على تجنب الشعور بالتوتر والقلق بشأن ما إذا كنت تنجز الأشياء أم لا.
2. المزيد من الوقت
تمنحك الإدارة الجيدة للوقت وقتًا إضافيًا تقضيه في حياتك اليومية لذلك يتمتع الأشخاص الذين يمكنهم إدارة الوقت بشكل فعال بوجود المزيد من الوقت لقضائه في الهوايات أو الأنشطة الشخصية الأخرى.
3. المزيد من الفرص
تؤدي إدارة الوقت بشكل جيد إلى المزيد من الفرص وتقليل الوقت الضائع في الأنشطة التافهة كما ان مهارات إدارة الوقت الجيد هي الصفات الرئيسية التي يبحث عنها أصحاب العمل فأن القدرة على تحديد الأولويات وجدولة العمل أمر مرغوب فيه للغاية لأي منظمة .
4. القدرة على تحقيق الأهداف
الأفراد الذين يمارسون الإدارة الجيدة للوقت قادرون على تحقيق الأهداف والغايات بشكل أفضل حيث انهم يقومون بذلك في فترة زمنية أقصر.
قائمة النصائح للإدارة الفعالة للوقت
بعد التفكير في فوائد إدارة الوقت ، دعونا نلقي نظرة على بعض الطرق لإدارة الوقت بشكل فعال:
1. حدد الأهداف بشكل صحيح
ضع أهدافًا قابلة للتحقيق والقياس مثال علي ذلك: استخدم طريقة SMART عند تحديد الأهداف.
2. إعطاء الأولوية بحكمة
لابد من تحديد أولويات المهام بناءً على الأهمية والإلحاح ,على سبيل المثال ، انظر إلى مهامك اليومية وحدد ما يلي:
- هام وعاجل: قم بهذه المهام على الفور.
- هام ولكن ليس عاجلاً: قرر متى تقوم بهذه المهام.
- عاجل لكن غير مهم: قم بتفويض هذه المهام إن أمكن.
- ليست عاجلة وليست مهمة: ضع هذه الأمور جانبًا لتفعلها لاحقًا.
3. تعيين حد زمني لإكمال المهمة
سوف يساعدك تحديد قيود الوقت لإكمال المهام على أن تكون أكثر تركيزًا وفعالية كما يعد بذل الجهد الإضافي الصغير لتحديد مقدار الوقت الذي تحتاجه لتخصيصه لكل مهمة يمكن أن يساعدك أيضًا في التعرف على المشكلات المحتملة قبل ظهورها فبهذه الطريقة يمكنك وضع خطط للتعامل معها.
على سبيل المثال : افترض أنك بحاجة إلى كتابة خمس مراجعات في الوقت المناسب للاجتماع ومع ذلك ، فأنت تدرك أنك ستتمكن فقط من إنجاز أربعة منهم في الوقت المتبقي قبل الاجتماع.
إذا أدركت هذه الحقيقة في وقت مبكر ، فقد تتمكن بسهولة من تفويض كتابة إحدى المراجعات إلى شخص آخر.
ومع ذلك ، إذا لم تزعج نفسك بفحص الوقت على مهامك مسبقًا ، فربما ينتهي بك الأمر إلى عدم إدراك مشكلة الوقت حتى ساعة واحدة فقط قبل الاجتماع.
في هذه المرحلة ، قد يكون من الصعب جدًا العثور على شخص ما لتفويض إحدى المراجعات له ، ويصعب عليه أيضًا ملاءمة المهمة في يومه أيضًا.
4. لإدارة الوقت الجيد خذ استراحة بين المهام
عند القيام بالكثير من المهام دون استراحة سوف يكون من الصعب الحفاظ على تركيزك وتحفيزك. لذلك اسمح لبعض الوقت بين المهام لتصفية ذهنك وتجديد نشاطك ثم ضع في اعتبارك أن تأخذ قيلولة قصيرة أو الذهاب في نزهة قصيرة أو التأمل.
5. تنظيم نفسك
استخدم التقويم الخاص بك لإدارة الوقت على المدى الطويل فمثلا اكتب المواعيد النهائية للمشاريع ، أو للمهام التي تشكل جزءًا من إكمال المشروع ككل.
وبالمثل فكر في الأيام التي قد يكون من الأفضل تكريسها لمهام محددة.
على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى التخطيط لاجتماع لمناقشة التدفق النقدي في يوم تعرف فيه أن المدير المالي للشركة متاح.
6. إزالة المهام / الأنشطة غير الأساسية
من المهم إزالة الأنشطة أو المهام الزائدة فلابد من تحديد ما هو مهم وما يستحق وقتك فقد يؤدي إزالة المهام / الأنشطة غير الأساسية إلى توفير المزيد من وقتك لإنفاقه على أشياء مهمة حقًا.
7. التخطيط للمستقبل
تأكد من أن تبدأ كل يوم بفكرة واضحة عما عليك القيام به وما الذي يجب القيام به في ذلك اليوم.
لذلك ضع في اعتبارك أن تجعل من المعتاد ، في نهاية كل يوم عمل ، المضي قدمًا وكتابة قائمة “المهام” ليوم العمل التالي فبهذه الطريقة يمكنك الركض في صباح اليوم التالي.
تداعيات ضعف إدارة الوقت
دعونا أيضًا نفكر في عواقب سوء إدارة الوقت.
1.ضعف سير العمل
ان عدم القدرة على التخطيط المسبق والالتزام بالأهداف يعني ضعف الكفاءة ,فعلى سبيل المثال ، إذا كان هناك العديد من المهام المهمة التي يجب إكمالها ، فستكون الخطة الفعالة هي إكمال المهام ذات الصلة معًا أو بالتتابع ومع ذلك ، إذا لم تكن تخطط مسبقًا ، فقد ينتهي بك الأمر إلى القفز ذهابًا وإيابًا ، أو التراجع في أداء عملك.
فهذا يترجم إلى انخفاض الكفاءة وانخفاض الإنتاجية.
2. الوقت الضائع
يؤدي سوء إدارة الوقت إلى إضاعة الوقت. على سبيل المثال ، من خلال التحدث إلى الأصدقاء على وسائل التواصل الاجتماعي أثناء القيام بمهمة ، فإنك تشتت انتباهك وتضيع الوقت.
3. فقدان السيطرة
من خلال عدم معرفة المهمة التالية فسوف تعاني من فقدان السيطرة على حياتك حينئذ يمكن أن يساهم ذلك في ارتفاع مستويات التوتر والقلق.
4. تدني جودة العمل
عادةً ما يؤدي سوء إدارة الوقت إلى تدهور جودة عملك, فعلى سبيل المثال: الاضطرار إلى التسرع في إكمال المهام في اللحظة الأخيرة عادة ما يضر بالجودة.
5.السمعة السيئة ايضا تعتبر من تداعيات ضعف إدارة الوقت
إذا لم يتمكن العملاء أو صاحب العمل من الاعتماد عليك لإكمال المهام في الوقت المناسب ، فإن توقعاتهم وتصوراتهم عنك تتأثر سلبًا حيث ان اذا لم يستطع العميل الاعتماد عليك لإنجاز شيء ما في الوقت المحدد ، فمن المحتمل أن يأخذوا أعمالهم إلى مكان آخر.