أهمية إدارة الوقت:
مفهوم ادارة الوقت تشكِّل الإدارة، والوقت معاً كُلّاً مُتكاملاً؛
إذ إنّ الوقت يُعَدُّ الوسيلة التي تتَّخذها الإدارة؛ بهدف إنجاز أعمالها،
وتحقيق أهدافها بشكل مُنظَّم، وفعّال، وحيث إنّه قد تمّ تعريف،
الوقت، فإنّه لا بُدّ من التطرُّق إلى تعريف ادارة الوقت، إذ ورد
تعريفها بصور مُتعدِّدة، إلّا أنّها اتّفقت جميعها على أنّها تهتمّ
بإنجاز الأعمال بشكل فعّال، مع ضمان كلفة أقلّ ووسائل أفضل؛
في سبيل تحقيق الأهداف المنشودة، ومن بين هذه التعريفات ما يأتي:
- عرَّفها (العجمي) على أنّها: إدارة الانشطة، والاعمال التي تُؤدَّى في الوقت، وتعني الاستخدام الأمثل للوقت، والإمكانات المُتوفِّرة، وبطريقة تؤدّي إلى تحقيق أهداف مهمّة، وتتضمّن إدارة الوقت معرفة كيفيّة قضاء الوقت في الزمن الحاضر، وتحليلها، والتخطيط؛ للاستفادة منها بشكل فعّال في المستقبل”.
- عرَّف أهمية إدارة الوقت (هايل) على أنّها: “توجيه القدرات الشخصيّة للأفراد، وإعادة صياغتها؛ لاتِّخاذ العمل المطلوب في ضوء القواعد، والنُّظم المعمول بها، وهذا يعني توجيه ادارة الفرد الداخليّة تجاه الأداء المطلوب، وِفقاً للزمن المُحدَّد”.
- عرَّف إدارة الوقت (صلاح عبّاس) على أنّها: “دراسة الحركة، والزمن التي تمكِّن من تحديد الوقت اللازم؛ لأداء الجزئيّة من العمليّة الواحدة دون فَقدٍ في الزمن، ممّا يُتيح زمناً آخر؛ لإنجاز جزئيّات، أو عمليّات تالية، ومُكمِّلة، ممّا يضمن إنجاز الأعمال في الوقت المناسب، وبفعاليّة عالية”.
ومن خلال التعريفات السابقة، يمكن تعريف إدارة الوقت على أنّها: الاستغلال الأمثل للوقت، والقدرات الشخصيّة؛ بهدف تحقيق الأهداف المنشودة، بما يضمن الحفاظ على التوازن بين الحياة الخاصّة، ومطالب العمل، وبين الحاجات الأساسيّة لكلٍّ من العقل، والجسد، والروح.
أهمية الوقت وتنظيمه
- يجعل منك إنساناً ناجحاً متميّزاً عن أقرانك في العمل، ومدركاً لمتطلّبات تحقيق الأهداف.
- إنّ أهمية إدارة الوقت هو عمر الإنسان كله، ويجب عليك أن تدير وقتك لتجد جواباً يوم القيامة عن سنواتك فيما قضيتها كما في الحديث الشريف عن سيدنا محمد أشرف الخلق (لن تزول قدما عبد يوم القيامة حتى يسأل عن أربع: عن عمره فيما أفناه، وعن شبابه فيما أبلاه، وعن ماله من أين اكتسبه وفيما أنفقه، وعن علمه ماذا عمل به). صدق رسول الله.
- تكسب إدارة الوقت وقتاً أطول لنفسك وعائلتك؛ كالذهاب في رحلة استجمام والتنفيس عن النفس.
- تخفّف على نفسك الضغط في العمل أو حتّى في متطلّبات المنزل؛ فتشعر بالراحة والاطمئنان من سير العمل الجيّد، وبذلك تتحسّن إنتاجيّتك للعمل وتُقلّل من نسبة الأخطاء فيها.
- يصبح لديك الوقت الكافي للتطوير الذاتي والمهني للمستقبل.
- الأشخاص الّذين ينجحون في إدارة الوقت يجدون ألف باب لتحسين المستوى المادّي لديهم.
مميزات إدارة الوقت
- إنجاز أهدافك وأحلامك الشخصية.
- التخفيف من الضغوط سواء في العمل وضغوط الحياة.
- تحسين نوعية العمل.
- تحسين نوعية الحياة غير العملية.
- قضاء وقت أكبر مع العائلة أو في الترفيه والراحة.
- قضاء وقت أكبر في التطوير الذاتي.
- تحقيق نتائج أفضل في العمل.
- زيادة سرعة إنجاز العمل.
- تقليل عدد الأخطاء الممكن ارتكابها.
- تعزيز الراحة في العمل.
خطوات إدارة الوقت
أولى خطوات إدارة الوقت وتنظيمه هي وضع خطّة، ويمكن فعل ذلك في الجزء الأخير من اليوم أو في أوقات الصباح الباكر، حيث يجب جدولة الساعات اليوميّة، وتقدير الوقت الذي يحتاجه الشخص لكلّ مهمّة عليه إنجازها، ومن الضروريّ الالتزام بالأوقات التي تمّ تحديدها حتى تكون ناجحة.
تحديد الأولويات لأهمية ادارة الوقت:
يجب تحديد أهمية ادارة الوقت للقيام بالمهام والأهداف التي يُخطّط لتنفيذها في اليوم أو في فترة زمنيّة معيّنة من الوقت، وذلك لإنجاز الأمور المهمّة وإعطائها أولوية الوقت وبعد ذلك إنجاز باقي المهام، أمّا في حال كانت جميع المهام في الخطة الموضوعة ذات أهمية بالمقدار ذاته فيجب القيام بتدوين الأفكار، وعمل تنظيم وترتيب لإنجازها دون الإخلال بأحدها.
المرونة يجب القيام بمراقبة تقدّم الأحداث، والتكيّف مع التغيرات التي قد تحصل أثناء سير خطّة العمل التي تمّ وضعها، ومن الضروريّ أن يكون الشخص مرناً وقابلاً للتكيّف مع التغييرات وتوجيه الأمور لنصابها الصحيح، مع الحرص على التنظيم في الوقت ذاته، وعند التصرّف على هذا النحو يكون الشخص متحكّماً في عمله، ويدير وقته بالشكل المناسب.
تجنب التسويف والإجهاد
تعد المماطلة والتسويف من الأمور التي تؤثر على الإنتاجية بشكل سلبيّ، حيث يؤدي ذلك إلى إضافة الوقت والطاقة؛ وهما مطلبان أساسيان لإنجاز أي أمر، لذا يجب تجنّب التأجيل حتى لا يصبح مشكلة في الحياة المهنيّة أو الشخصيّة، من المهم أيضاً تجنّب الإجهاد الجسدي الكبير الذي يجعل الإنتاجية تتراجع؛ كما يمكن تفويض الآخرين للقيام ببعض المهام لأخذ بعض الوقت للاسترخاء واستعادة النشاط.
الاستيقاظ باكراً معظم الرجال والنساء الناجحين لديهم أمر مشترك واحد هو أنّهم يستيقظون باكراً ويبدؤون يومهم في وقت مبكّر، حيث يمنحهم ذلك بعض الوقت للاسترخاء والتفكير والتخطيط ليومهم، بالإضافة إلى أنّ الشخص يكون أكثر هدوء، وإبداعاً، ونشاطاً عندما يستيقظ مبكراً، ومع مرور الوقت في اليوم يصبح مستوى الطاقة أقلّ وبالتالي تقلّ الإنتاجيّة.
أنواع الوقت
وقت يمكن التحكم فيه
يقصد به الوقت الذي يقضيه الموظف في العمات خاضعا لإشراف وتوجيه المشرف المباشر وأنظمة وتعليمات العمل التي تفرض عليه أنماطا معينة من السلوك. ويقسم هذا النوع من الوقت إلى التقسيمات التالية
- الوقت الإبداعي: هو الوقت المخصص لعملية التفكير والتحليل والتخطيط المستقبلي، وكذلك تنظيم العمل .
- الوقت التحضيري: يسبق البدء في العمل، يتم فيه جمع المعلومات أي أمر طلب يجب تجهيزه قبل تنفيذ العمل.
- الوقت الإنتاجي: على الإداري أن يوازن بين الوقت الإبداعي والوقت التحضيري والوقت الإنتاجي لضمان حسن استثمار الوقت في استغلال الموارد المتاحة.
والإداري الناجح هو الذي يعمل على ادارة الوقت بنجاح للإنتاج العادي لمواجهة الإنتاج غير العادي دون أن يكون هناك تأثير على الإنتاج العادي.
الوقت غير المباشر أو العام
هذا النوع من الوقت الفترة الزمنية المخصصة للقيام بالنشاطات الفرعية العامة.
وقت لا يمكن التحكم فيه
يالوقت الخاص الذي يتبقى للفرد بعد انتهاء الوقت المخصص للعمل حيث يدخل في فترة زمنية يستطيع خلالها ممارسة نشاطات مختلفة دون مراقبة إنما يوجه سلوكياته خلال هذه الفترة الضوابط والقيم والعادات الاجتماعية والإنسانية.
اسأل نفسك بانتظام ماهو الاستخدام الأمثل لوقتي في هذه اللحظة و لا تقتل الوقت أو تهدره
معوقات إدارة الوقت:
- عدم وجود خطط وأهداف المراحل الحياتية المقبلة.
- التسويف والتأجيل في تنفيذ ما تم التخطيط له.
- النسيان بسبب عدم توثيق الأهداف بحيث تتراكم الأعباء.. نتيجة عدم توثيق هدف سابق وإدخال هدف جديد.
- الاستجابة لمقاطعات الآخرين وتشويههم كالأهل والأبناء الذين يقاطعوننا في تنفيذ أهدافنا أو الزملاء والأصدقاء.
- الرسائل السلبية المعوقة.
كتب بقلم: غدير عبد الله.
قرأ أيضا